Enquête : La vie absurde d'une pièce jointe de mail, et son impact

En 2024, plus de 350 milliards de mails seront envoyés chaque jour dans le monde, selon Statista. Si chacun de ces mails était un grain de riz, la totalité des mails envoyés en 2024 permettrait de recouvrir tout Paris sous 42 cm de riz…

Parmi tous les mails envoyés, environ 25% contiendront une pièce jointe, et ces mails avec pièce jointe constitueront à eux seuls 98% du volume total de données envoyées par mail, d'après une étude d'Osterman Research.

En parallèle, on estime qu’en moyenne 75% de la propriété intellectuelle d’une entreprise est contenue dans ses mails et leurs pièces jointes : l’enjeu n’est pas uniquement un enjeu d'impact et de pollution numérique, mais aussi de sécurité, et parfois de gouvernance et de souveraineté. Chez Eli, nous accompagnons continuellement nos clients entreprise à mobiliser leurs collaborateurs sur les sujets du numérique responsable tout en mesurant le succès et l'impact des actions déployées, et nos statistiques sont formelles : les leviers de sobriété numérique auprès des collaborateurs sont nombreux, et l’utilisation des mail en est un grand ! (plus d’info ici)

Dans cet article, nous allons étudier le parcours de ces mails et de leurs pièces jointes, et en particulier où elles sont stockées, de l’expéditeur jusqu’à ses destinataires, pour mieux en comprendre l'impact.

Pour cela, nous allons nous projeter dans un scénario classique : j’ai une boite mail d’entreprise gérée par Google (comme c’est le cas pour 3 milliards de personnes dans le monde), et j’envoie un mail avec une pièce jointe à 3 destinataires dont la boite mail est gérée par Microsoft Outlook via Office 365 (comme c’est le cas pour 400 millions de personnes dans le monde).

Le parcours de mon mail

Le parcours d’un mail peut être décomposé en 3 étapes :

• De mon ordinateur vers mon serveur mail
• De mon serveur mail vers les serveurs mails de mes destinataires
• Des serveurs mails de mes destinataires vers les ordinateurs de mes destinataires

À chacune de ces étapes, mon mail va parcourir un chemin comparable à celui d’une lettre postale : il va transiter par de nombreuses “routes” (fibres optiques) et  “centres de tris” (serveurs, routeurs, commutateurs,…). De la même manière qu’une lettre postale, les acteurs en charge du parcours de mon mail chercheront le chemin le plus optimisé pour que celui-ci arrive à bon port dans les meilleurs délais. Il pourra cependant emprunter certains détours pour passer par de grandes plateformes de tris qui, contrairement aux lettres postales, feront éventuellement transiter mon mail à de multiples reprises entre l’Europe et l’Amérique.

Mais intéressons-nous plus en détail au stockage de ma pièce jointe : contrairement à une lettre postale, ma pièce jointe va en effet être dupliquée (et stockée) un grand nombre de fois avant d’arriver à ses destinataires. L'impact environnementale de mon mail en sera ainsi démultiplié.

J’ai rédigé mon mail, et y ai intégré ma pièce jointe, initialement stockée sur mon ordinateur. Un exemplaire de pièce jointe.

Je clique sur “Envoyer”. Mon mail est alors envoyé à mon serveur mail (chez Google, dans mon cas), ou il est stocké. 2 exemplaires de pièce jointe.

Dans un souci de sécurité des données, Google va dupliquer mon mail dans 2 autres zones de stockage : si mon serveur principal est victime d’un incendie, les serveurs de sauvegarde prendront le relai. 4 exemplaires de pièce jointe.

Mon mail est ensuite envoyé aux serveurs mails de mes destinataires, ou il sera aussi dupliqué pour sauvegarde. J’envoie mon mail à 3 destinataires, générant aussi 2 x 3 copies de sauvegarde supplémentaires. 13 exemplaires de pièce jointe.

Mon mail arrive enfin aux ordinateurs de mes destinataires : houra ! Mes destinataires utilisent leur boîte mail depuis leur ordinateur, mais aussi depuis leur smartphone. La pièce jointe de mon mail est automatiquement téléchargée sur tous les appareils de mes destinataires : 6 fois. 19 exemplaires de pièce jointe.

J’ai aussi évidemment un smartphone sur lequel ma boîte mail est connectée. Mon smartphone télécharge donc aussi mon mail et sa pièce jointe. 20 exemplaires de pièce jointe.

Si mon mail est ensuite transféré par mes destinataires, le même schéma sera reproduit avec 5 nouvelles copies générées à chaque nouveau destinataire (une copie sur smartphone, une copie sur ordinateur et 3 copies sur serveurs).

La suite : une éternité de stockage

Nous avons vu dans la partie précédente que la pièce jointe de mon mail envoyé à 3 destinataires finissait par exister en 20 exemplaires différents : 4 exemplaires sur ordinateurs, 4 exemplaires sur smartphone, et 12 exemplaires sur serveur (dont 8 exemplaires de sauvegarde).

Alors, en quoi consiste ma pièce jointe ? Il s’agit d’un simple bon de commande envoyé à un client (son service Achat, RH et RSE), dont j’attend en retour un exemplaire signé. Ce bon de commande à une durée de validité (comme tout bon de commande), que j’ai fixée à 45 jours. Dans 45 jours, ce document n’aura donc plus aucun intérêt !

Et s’il s’agissait d’un visuel pour une future publication LinkedIn prévue dans une semaine ? Cette pièce jointe n’aurait alors plus d’intérêt dès publication du visuel sur LinkedIn, dans 7 jours.

Vous l’aurez compris : dans l'extrême majorité des cas, les pièces jointes de nos mails ne sont utiles que pour une durée très limitée. Pourtant, nous les stockons longtemps. Très longtemps.

Stockage sur mon smartphone et ceux de mes destinataires

Ici, dans mon cas, le sujet est simple : le stockage de ma pièce jointe sur mon smartphone m’est totalement inutile : je ne compte pas accéder à ce fichier sur mon téléphone, et son stockage pourrait être évité. Il en est de même pour les destinataires de mon mail, qui consultent parfois leurs mails sur leurs smartphones sans pour autant en examiner les pièces jointes.

Heureusement, nos smartphones supprimeront automatiquement ces exemplaires de ma pièce jointe au bout de quelques jours pour optimiser l’espace disponible sur nos téléphones.

Ici, pour limiter l’impact de mon mail, il aurait été amplement préférable que ces pièces jointes ne soient jamais téléchargées inutilement sur nos smartphones.

Stockage sur mon ordinateur et ceux de mes destinataires

Ces exemplaires sont de loin les plus légitimes : je veux conserver mon fichier sur mon ordinateur, et mes destinataires judicieusement choisis sont certainement suffisamment intéressés par mon fichier pour en stocker une copie.

Préférablement, j’aimerais cependant m’assurer de deux choses :

1. Mon fichier n’est pas stocké inutilement sur l’ordinateur de certains destinataires qui ne se sentent pas concernés par son contenu
2. Cette pièce jointe ne reste pas stockés sur ces ordinateurs dans des conditions qui échappent à notre contrôle

Malheureusement, étant tous utilisateurs de logiciels de mail gérant leur stockage en autonomie (Apple Mail, Microsoft Outlook,…), ma pièce jointe sera stockée sur mon ordinateur et ceux de mes destinataires pour une durée de plusieurs années, bien au-delà de la durée durant laquelle son stockage est réellement utile.

Stockage sur mon serveur mail et ceux de mes destinataires

C’est ici que nous serons témoins du plus grand gâchis de ressources possible, du plus grand impact, et des plus grands risques de gouvernance pour mon entreprise et celles de mes destinataires.

Pour rappel, ma pièce jointe est désormais dupliquée sur 12 serveurs différents, volontairement dans des espaces géographiques espacés (souvent différents pays). J’aimerai alors savoir de quel pays il s’agit, et la durée pour laquelle mon fichier y sera stocké.

De mon côté : les localisations des serveurs ne sont pas communiquées par mon fournisseur mail Google. En payant un supplément, j'apprends que je pourrais cependant choisir dans quel pays les copies de sauvegarde sont stockées… parmi une liste bien courte, qui ne me propose que la Russie.

Quant à la durée pour laquelle ma pièce jointe y sera stockée, la réponse est simple : elle y sera stockée indéfiniment, pour une éternité, jusqu’à ce que mon compte mail soit entièrement supprimé.

Du côté de mes destinataires, je n’ai aucun contrôle : leur gestion leur appartient, et ressemble sûrement à celle qui m’est imposée. De leur côté, ma pièce jointe sera aussi stockée dans diverses pays, en de multiples exemplaires, pour une éternité.

Les solutions qui font toute la différence

Face à une si grande absurdité, la solution pour des mails plus responsable m'apparaît doucement : stocker mon fichier sur mon propre cloud (Google Drive, One Drive,…) et n’envoyer par mail qu’un lien d’accès à mon fichier, plutôt que le fichier en lui-même.

Je garderais ainsi un bien meilleur contrôle sur mon fichier : il ne sera répliqué sur aucun serveur dont je n’ai pas le contrôle. En supplément, les destinataires de mon mail pourront consulter mon fichier directement en ligne, plutôt que de le télécharger et stocker sur leur ordinateur si cela n’est pas nécessaire. Youpi !

Je n’ai cependant pas de contrôle sur la zone géographique où sont stockés mes fichiers Google Drive, et cette méthode m’impose un entretien constant de mon espace en ligne pour en supprimer manuellement les fichiers obsolètes.

Heureusement, il existe encore une dernière solution taillée toute spécifiquement pour mon besoin : les services de file transfert. Vous en connaissez probablement un : WeTransfer, TransferNow,… les solutions sont nombreuses !

Ces file transfert m’assurent un stockage limité dans le temps : mon fichier sera automatiquement supprimé des serveurs de file transfert sur lesquels il est stocké, au bout d’une période donnée (30 jours pour WeTransfer, par exemple).

Reste à trouver une solution de file transfert qui m’assure que mes fichiers soient stockés en France, et je pourrais enfin envoyer mes pièces jointes en toute sérénité !

J’ai ainsi découvert FileVert : une solution de file transfert 100% française (conception française, stockage des fichiers en France auprès d’entreprises françaises). En supplément, FileVert me garantit une solution énergétiquement sobre, des serveurs alimentés en électricité décarbonée, une empreinte carbone compensée via la fondation Goodplanet, et un ensemble de statistiques me permettant de suivre la consommation énergétique de mes fichiers envoyés. Bingo !

Avec FileVert, je passe donc d’une vingtaine de copies de ma pièce jointe pour des durées de plusieurs années à des transferts directs supprimés automatiquement au bout de quelques jours.

Toutes statistiques confondues, j’estime passer en moyenne de 20 à 5 copies, pour une durée de stockage qui passe de 5 ans à 2 mois… Je divise donc l’impact temps.exemplaire de mes pièces jointes par… 121 !

Conclusion

Cet article décrit un parcours classique de mail qui ne prend pas en compte certains éléments pouvant augmenter ou diminuer le nombre de fois ou ma pièce jointe sera dupliquée. Par exemple, si tous mes destinataires appartiennent à la même entreprise, il est probable que leur serveur mail ne garde qu’une copie (hors sauvegarde) de ma pièce jointe peu importe le nombre de personnes auxquelles elle est destinée. A l’inverse, si ma boite mail est synchronisée avec un autre service cloud (iCloud, Google Drive,…) comme c’est le cas par défaut sur de nombreux appareils, mon mail et ma pièce jointe pourrait être dupliquée encore de multiples fois supplémentaires.

Dans tous les cas, les pièces jointes de nos mails (bien qu’étant généralement de petits fichiers) subissent une gestion parfaitement absurde et obsolète et une utilisation massive dans le monde, générant un impact environnemental et des problématiques de gouvernance réellement préoccupantes. Il est donc élémentaire d’adopter dès aujourd’hui des solutions permettant d’adresser ces problématiques, et d’éviter un gaspillage phénoménal qui n’apporte absolument aucun bénéfice.