Séminaire éco-responsable : comment choisir ses prestataires

Je me souviens de ma discussion avec Rima Abdul Malak, alors ministre de la Culture, lorsque je l’avais rencontré dans les backstages des Francofolies…

Nous avions échangé sur les leviers qui permettraient de rendre ce type d’évènement plus éco-responsable. Lorsqu’elle me parlait des poubelles de tri sélectif qui avaient été mises à disposition des festivaliers, je lui parlais de la vingtaine de semi-remorques devant lesquels nous discutions, apparemment nécessaires au transport des décors de tous les artistes présents : d’Orelsan à Angèle, en passant par Julien Doré, chacun avait son convoi. C’était impressionnant !

Sa réponse : “je peux modifier le cahier des charges et exiger la mise en place de certains moyens dans l’organisation du festival, mais je ne peux pas choisir comment les artistes opèrent leur tournée, ou comment les festivaliers se rendent à l’évènement”.

Même quand on est ministre de la Culture, on ne peut pas agir seul, et il faut s’en remettre à ses partenaires ! C’était d’ailleurs la discussion idéal pour lui présenter Eli, même si nous n’avons encore jamais déployé dans un festival 😉

Un séminaire d’entreprise, c’est un petit festival. Vos prestataires en sont les artistes, et vos salariés en sont les festivaliers. Alors si vous souhaitez organiser un séminaire éco-responsable, il va falloir aligner deux éléments : votre cahier des charges (ce que vous proposez à vos salariés), et le choix de vos prestataires. Si vous ne voulez pas passer par un prestataire de confiance comme Tcheen pour organiser votre séminaire éco-responsable, cet article va vous guider sur ce deux aspects !

Construire le cahier des charges d'un séminaire éco-responsable

Soyons claire : si vous souhaitez ravir vos salariés d’une course de buggy dans le désert, après un voyage en jet privé jusqu’à Dubaï, vous ne trouverez pas de prestataire éco-responsable. Avant de réfléchir au choix de vos prestataires, il faut donc que les éléments prévus dans votre cahier des charges soient en phase avec vos ambitions de séminaire éco-responsable. Nous allons donc passer en revue les principaux postes d’émission d’un séminaire (les éléments émettant le plus de gaz à effet de serre), mais aussi passer en revue les autres sujets que vous devrez considérer.

Les principaux postes d’émission d’un séminaire

Dans un séminaire, nous retrouvons tous les éléments de la vie courante : déplacements, alimentation, activités (culturelle, sportives,…)…

Sans grande surprise, les principaux postes d’émission d’un séminaire sont donc proches des postes d’émission d’un français moyen. Nous y retrouverons donc, par ordre d’importance :

• Les transports, pour se rendre sur le site du séminaire mais aussi pour les activités (avion, voiture, jet-ski, pédalo à charbon,…)
• L’alimentation (particulièrement dans le cas de repas carnés)
• L’hébergement (facteur d’émission élevé des constructions bétonnées)

Dans le cadre de son séminaire annuel, l’entreprise Shine a pu mesurer ces émissions, et comparer les scénarios d’un séminaire classique face à un séminaire éco-responsable. Les résultats détaillés de leur étude peuvent être consultés sur leur centre de ressources Copilote (merci à eux !), et nous en retiendront ces deux graphiques :

Les résultats sont formels : en faisant les bons choix, Shine a pu diviser par 10 l’empreinte carbone de son séminaire. En termes d’impact, leur séminaire éco-responsable est une réussite !

Éco-responsable : plus large que les émissions carbone

Le saviez-vous : le terme “éco-responsable” fait écho (jeu de mots) au développement durable, et non simplement aux sujets carbone et climat. Si vous souhaitez que votre séminaire soit en phase avec les critères du développement durable (traduit en “RSE” pour les entreprises), il faudra donc aussi considérer les autres critères environnementaux, ainsi que les critères sociaux et économiques qu’il intègre. Pour y voir claire, ces sujets sont exprimés comme les “3 piliers du développement durable” (ou “3 piliers de la RSE”) :

Parmi les autres sujets environnementaux, on trouvera (liste non-exhaustive) :

• la gestion de l’eau (éviter le golf ou les piscines en zones de sécheresse fréquentes)
• la protection des éco-systèmes (veiller à la pollution en milieu naturel, éviter les activités affectant les coraux,…)
• la bonne utilisation des ressources (éviter les chauffages d’extérieur, les produits jetables,…)
  

Pour les critères sociaux, on pourra :

• Proposer des activités et des menus inclusifs (confessions religieuses, situation de handicap, allergies, intolérances,…)
• Faire appel à des prestataires employant des personnes en situation difficile (handicap, réinsertion professionnelle,…)
  

Enfin, pour les critères économiques, on se questionnera sur la destination finale des montants payés : servent-ils le développement sain du territoire qui nous accueille, les intérêts de grandes multinationales, l’exploitation des ouïghours ? Ici, on veillera donc à proposer des activités locales, consommer des produits en circuit court,…

Choisir ses prestataires pour un séminaire éco-responsable

Ça y est, le cahier des charges est établi, et vous avez réussi à définir vos besoins en termes de lieux, moyens de transport, repas et activités. Il faut maintenant choisir les prestataires de votre séminaire éco-responsable qui seront en charge de donner vie à votre projet !

À savoir : Depuis 2012, une norme dédiée à l’intégration des principes de la durabilité dans les organismes liés à l’événementiel existe. C’est la norme ISO 20121.

Une certification à cette norme assure donc un certain niveau d’engagement de la part de vos prestataires, validé par un auditeur indépendant. En parallèle, vous pouvez interroger vos prestataires potentiels sur la réalisation d’un bilan carbone, d’éventuels labels généralistes (BCorp, Lucie,…), ou encore de vocations sociales (ESAT, insertion professionnelle, formation,…).

Maintenant, place aux critères par type de prestation !

Hébergement (lieux de réception, réunion ou conférence, hôtels, gites,…)

Pour le choix de votre lieu de réception, vous pouvez veiller à choisir une construction peu bétonnée (bois, pierre ancienne,…). Un second critère important portera alors sur l’accessibilité du lieu : s'il est trop loin d’une gare, vos collaborateurs risquent de s’y rendre en voiture, impactant significativement le bilan carbone du séminaire. Dans ce cas, vous devrez veiller à proposer une solution de “dernier kilomètre” : des transports en commun, navettes,… Et si les liaisons ferroviaires ne sont pas envisageables, mettez en place un système de covoiturage permettant de limiter le nombre de voitures faisant le déplacement ! Enfin, un accès à un garage à vélos peut être un plus dans certains cas.

Les labels de confiance : Ecolabel, Agriculture Biologique, Gîte de France, La Clef Verte, Tourisme et Handicap, Parc Naturel Régional Destination pour tous, Bienvenue à la ferme, Zone Natura 2000, Ecogite, HVE>3

Alimentation (restaurants, traiteurs, foodtrucks,…)

Du côté des repas (traiteurs, restaurants,…), il faudra vous assurer que les produits servis sont locaux et de saison, prévus en quantités raisonnables, et éventuellement issus de filières bio. Nous vous encourageons fortement à faire appel à des traiteurs végétariens : vous diminuerez énormément le bilan carbone de vos repas, tout en proposant des plats atypiques qui raviront les papilles de vos équipes !

Enfin, vous devrez vous assurer qu’une démarche est mise en place pour limiter les déchets produits : limiter les emballages, proposer de vraies solutions pour les restes alimentaires, proscrire les bouteilles d’eau en plastique,…

Les labels de confiance : Ecotable, FIG, Green Globe, Fait maison, Agriculture Biologique, Ecolabel

Animation (team-building, culture, sport,…)

Que l’activité soit organisée sur le lieu de réception ou sur un autre site, vous gagnerez à sélectionner les prestataires les plus proches de votre lieu de réception : si une activité est organisée sur le lieu de réception, elle nécessitera certainement l’acheminement de personnes ou de matériel externe ; si une activité est organisée ailleurs, elle nécessitera le déplacement de vos équipes.

Besoins spécifiques (goodies, mobilier, décorations,…)

Pour vos goodies, choisissez autant que possible des produits fabriqués en France (ou éventuellement en Europe), et de bonne qualité. Les goodies permettant d’éviter d’autres consommations par ailleurs (lunch box type Bento, gourdes, mugs ou tasses à café,…) restent l’idéal.

Pour le mobilier, la sobriété restera votre mot d’ordre : même si le mobilier en location permet, sur papier, une meilleure empreinte que les constructions jetables, son acheminement sur site pèsera dans votre balance d’impact !

Enfin, pour vos décorations, vous pouvez laisser libre cours à votre créativité pour habiller les lieux de manière éco-responsable : réemploi, seconde main, upcycling, fabrication artisanale,…

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Pour conclure, organiser un séminaire éco-responsable est une excellente idée : en plus de réduire l’empreinte carbone de votre entreprise, vous consoliderez votre stratégie RSE et sensibiliserez vos collaborateurs aux pratiques durables (pour aller plus loin sur ce sujet, n’hésitez pas à découvrir Eli !). Ce nouveau critère ajoute cependant un niveau de complexité supplémentaire à un processus souvent déjà complexe : en plus de répondre à votre brief, d’être disponible sur les dates que vous avez déterminées, et de s’aligner sur votre budget, vos prestataires devront désormais répondre à vos critères RSE.

Enfin, comme nous le mentionnions en intro, la solution la plus simple (au moins pour votre première expérience) reste de faire appel à un prestataire de confiance comme Tcheen qui fera le tri pour vous.